ARTIGOS PUBLICADOS 3 - SINDICÂNCIA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DIRETA

SINDICÂNCIA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: UMA ABORDAGEM PRÁTICA. ESSE TEXTO FOI DIVULGADO EM 09/11/2011 RESUMO: Este artigo tem como objetivo contribuir com os funcionários que trabalham como sindicantes e secretários, no âmbito da Prefeitura Municipal de Porto Alegre, e abordar o assunto SINDICÂNCIA de uma forma prática, através da experiência adquirida através dos anos de atuação tanto como Presidente de Comissão de Sindicâncias, Sindicante e Secretário, procurando assim desvendar as dúvidas e romper paradigmas no decorrer do texto com o objetivo de apresentar, através de uma antiga ferramenta, uma nova ordem no conceito de valores em relação à administração. PALAVRAS CHAVE: SINDICÂNCIA, PREVENÇÃO, INVESTIGAÇÃO, FERRAMENTA ADMINISTRATIVA. 1. INTRODUÇÃO Sindicância é a arte da investigação. É traduzir, através de relatório, a investigação realizada durante determinado período de tempo de fato irregular, que causou prejuízo a alguém, quando o ente público está presente de forma ativa ou passiva diante da situação. Inicialmente o recrutamento de sindicante se faz necessário através de curso, onde será implementada a teoria sobre a sindicância e desenvolvida a prática, através de dinâmica de grupo. Isso pouco se vê na Administração Pública, a seleção não obedece a um critério rígido, apenas se pede que o sindicante tenha capacidade de realizá-la da melhor maneira possível. A Portaria descreve o ato de nomeação do sindicante e secretário, que devem trabalhar em conjunto, em um primeiro momento, o do entrosamento, e que depois se dispersam, pois já se tem a experiência suficiente para elaboração de relatórios e pareceres conforme já conversado e determinado através de uma rotina já estabelecida. Nesse momento aparece o Termo de Instalação, onde é feita a formalização da Instauração da Sindicância, solicitada durante a abertura do procedimento administrativo. Esses termos serão importantes no trabalho investigativo do sindicante, que deve se cercar de elementos para estudo sobre os casos em que devem opinar ou decidir quando dos chamamentos nas oitivas das testemunhas, do sindicado, do chefe, ou de qualquer pessoa que faça parte do processo. A troca de idéias sobre as ocorrências é fundamental na formação de opinião do sindicante, isso não quer dizer a exposição pública sobre o caso, até porque todo trabalho que envolve sindicância envolve discrição e sigilo, no entanto, a consulta a profissionais é um trabalho que faz parte da elaboração do pensamento do sindicante. Dessa forma, por exemplo, advogados, engenheiros, o próprio Presidente da Comissão são pessoas idôneas que podem opinar através de laudo técnico ou parecer quando chamados a se manifestar durante o decorrer do processo. É necessário bom-senso nos relacionamentos de forma a não constranger os profissionais que não querem se expor quando chamados a dar parecer técnico sobre determinado caso. O próprio sindicante às vezes pode se deparar com situações em que necessita ter coragem de intervir numa situação de ocorrência para que a mesma não volte a acontecer, principalmente durante o processo investigatório que está sob seus cuidados. Nesse momento, o sindicante deve chamar para si a responsabilidade sugerindo ou aconselhando que determinada situação possa ocorrer novamente e que ações preventivas devam ser realizadas, conforme depoimentos contidos nos processos, ou seja, através de informações que apareçam no decorrer principalmente em relação às oitivas que necessitem de uma atuação imediata sobre a situação atual. Outras entidades públicas, que fazem parte ou não do processo, podem ser consultadas sobre a ocorrência em questão. Precisa ficar claro é de que à análise crítica, constante do relatório, deve estar embasado em constatações que são derivadas do estudo do processo como um todo. As provas, que podem ser juntadas ao processo, vão formar as evidências para conclusão do porque aconteceu aquele fato e daquela forma. Por isso que se exigem em vários processos as certificações e as comprovações dos elementos que compõe o processo. Uma certificação envolve que se ateste, por profissional competente, de que aquela situação aconteceu, ou que aquele serviço foi realizado e de que a comprovação seria o documento pelo qual aconteceu: uma nota fiscal, por exemplo. O que importa saber é que porque aquela situação ocorreu daquela forma e quais as condições para que a mesma se fizesse acontecer. A sindicância, a princípio de tudo, tem como razão dela existir em tentar se evitar que a mesma situação ocorra da mesma maneira ou de outra que não prevista na certificação inicial, ou seja, uma não conformidade, ou uma situação que fuja dos padrões normais, mas que se permitiu que a mesma ocorresse. É necessário para que isso ocorra uma avaliação da situação atual, estabelecer além dos motivos que fizeram a ocorrência à delimitação do espaço de tempo e das provas que compõe o processo, ou seja, além da ocorrência policial, o parecer do setor envolvido diretamente na ocorrência, ou de um diretor de divisão, ou da segurança, anexa as fotos e buscando os elementos que vão compor a sindicância, como testemunhas, e fatores determinantes na explicação da ocorrência, por isso que o objetivo geral da sindicância é tido de forma genérica como a apuração dos fatos. Embora tida com sendo de um formato jurídico, a sindicância se aplica a diversos campos científicos e pode ser contestada a qualquer momento, se novos fatos forem apresentados durante o decorrer do processo. Por isso que a sindicância deve ter um início, um meio e um fim, mas principalmente um prazo, definido em portaria para que essa não se deixe cair no esquecimento ou se perdure até a conclusão final do relatório, assim, dessa forma, ela envolve uma responsabilidade, a de apuração no prazo concedido para tal. Para evitar que isso ocorra, mesmo que a Lei às vezes preveja o tempo para finalizar a sindicância, na questão pública é difícil atender todos os passos do processo no tempo definido em Lei, mas isso tem que ser explicado no relatório e avalizado pelo Presidente da Comissão ou por quem esta está sob a responsabilidade da mesma ou de posse do processo. Isso só é possível através de parecer embasado pela autoridade superior de forma que exista uma ordem cronológica sobre os fatos e porque os mesmos demoravam a serem investigados (servidor de licença ou não localizado, documentos que necessitam ser localizados, respostas de outras órgãos que precisam de análise técnica) com as devidas justificativas e entraves no andamento do processo. A Comissão Especial de sindicância com objetivos definidos para resolver determinado tipo de caso, também necessitam de acompanhamento e avaliações constantes a fim de evitar que o processo apresente vícios na origem que passa despercebido durante o decorrer de processos. Isso acaba se confundindo com outras comissões que tem outro objetivo (seja por uma alteração de sindicantes e secretários ou até de membros dessas comissões). Muitas vezes verificamos que tanto os membros agregados como os fixos participam de apenas uma reunião e são deslocados para outros lugares não podendo mais compor àquela Comissão Especial, no entanto, isso não consta no processo, acabando por fim, ocasionando uma outra série de problemas que ocorrem naquele mesmo caso. Logo, o fator tempo é fundamental na investigação de determinado procedimento e a mesma deve ser resolvida o mais depressa possível. Da parceria sindicante e secretário surge à necessidade de que um deve complementar o outro e assim por diante, à medida que o sindicante faz as perguntas necessárias na condução da oitiva, o secretário deve prontamente ir digitando as respostas, tendo a capacidade de resumi-las e transcrevê-las de forma sucinta, objetiva e clara ao entendimento de quem for ler, de forma que o português precisa ser perfeitamente entendível aos olhos de quem lê. Muito se discute os papéis de sindicante e secretário na prática formal, mas ambos são os segredos do processo, o sigilo do acontecimento e as escutas que se sucedem. Ambos têm olhos e ouvidos, que no decorrer do processo e durante as próprias oitivas, precisam ser isentos de qualquer interferência; nem sempre uma opinião de uma testemunha é a veracidade nua e crua dos fatos (verdade sabida), para isso existe o momento após oitiva de que ambos precisam trocar informações a fim de que sejam relevantes nas perguntas relativas as próximas oitivas. O sindicante na execução da tarefa deverá lidar com os casos que envolvam a Polícia Civil e a Brigada Militar, e os fatores emotivos que levam as testemunhas ou indiciados a terem crises emocionais durante os depoimentos, mas espera-se que os fatos que se antecedem ao processo sejam legitimadores, para que não se exponham, funcionários, estagiários e outros, por motivos e situações que de fato não ocorreram ou que não se tenham provas suficientes de que aconteceram. Exemplo disso também são os casos como o Abandono de serviço por excesso de faltas, por exemplo, onde se dá à decisão de encaminhamento para Inquérito Administrativo seja por economia processual ou por orientação jurídica que se receba para esse fim; o papel da Comissão da Administração de Pessoal, nesse tipo de sindicância, tem caráter de auditoria, ou seja, de verificar se todos os elementos da sindicância foram obedecidos durante a decisão final sobre a situação do servidor. Elementos que compõe o processo como comprovações, notas fiscais, orçamentos, atestados, exigem certificações. As responsabilidades de apresentar esses comprovantes vêm das chefias de cada área de forma a atribuir responsabilidades às pessoas e aos setores competentes. Nos casos que envolvem licitações, por exemplo, quando da ocorrência de uma sindicância, a pessoa que deve ter todas as informações a respeito daquele contrato é o fiscal do contrato, partindo dele todas as informações em razão das ocorrências em relação ao mesmo, mas isso deve ser estudado em conjunto com o departamento jurídico, uma vez que contratos são atos legais e deles geram deveres e obrigações. A documentação dos processos exige certificação, o sindicante é um como um auditor interno, ele necessita investigar as rotinas e os registros de forma a ter conhecimento porque determinado procedimento foi realizado dessa ou daquela maneira e se realmente foi feito e quem atestou que o mesmo foi executado e ainda, se não houve desvio do material registrado para outro tipo de procedimento ou colocado em outro tipo de circunstância. A prevenção é a forma de que o sindicante busca mesmo depois que a situação já ocorreu. Logo, documentar o processo é atestar que todo o procedimento foi feito com lisura e que dele não se poderá constatar nenhum irregularidade, as provas deverão constar desde a inicial, quando da abertura do procedimento sugerindo a abertura de sindicância, apresentando a cópia de todos os documentos necessários à comprovação do fato, como por exemplo, o Boletim de Ocorrência Policial, em caso de qualquer tipo de furto ou roubo e a descrição de como se deu o fato, relatado pelo primeiro que chegou ao local ou como ficou sabendo do mesmo. A dificuldade quando da realização da sindicância muitas vezes vem da informalidade de como as atribuições de responsabilidades estão lançadas. Verificamos que as ocorrências na Administração Pública que geram sindicância se dão por situações informais, ou o chefe de fato não ser o chefe de direito, por exemplo, e em algumas situações esse exerce sua função dentro da própria unidade, mas atendendo a necessidade de outra atividade por questões que envolvem a própria administração. Embora não seja correto, não foi ele quem decidiu assim, de forma que não estava exercendo a função do chefe na hora da ocorrência, e sim um outro funcionário, que também tem poder de decisão, igual ao do chefe, mas não é o chefe de direito, por definição gerencial. Sindicar responsabilidades por decisões gerenciais nem sempre é fácil, pois as tomadas de decisão acabam por estabelecer uma série de outras irregularidades através do efeito cascata, sendo que se acaba tendo que realizar oitivas de vários funcionários, local, hora, atividade, por uma única decisão gerencial, equivocada. Cabe ao sindicante investigar, atendo-se aos fatos e tão somente a eles, a princípio na sua ordem cronológica em relação às datas e horários, quando então vai se chegar a conclusão que uma série de fatos contribuíram para que a situação acontecesse. Podemos verificar de que a própria administração confunde seus procedimentos e não toma as decisões de investigação no momento certo, depois repassa a sindicância à decisão de resolver o assunto, pois essa é a alternativa da administração quando se vê sem poder de ação sobre certo acontecimento. Ao sindicante cabe que ele execute um trabalho isento, no entanto ele mesmo é vinculado a uma direção ou supervisão. Sendo assim, ao sindicante e ao presidente da comissão cabe a utilização do bom sendo em várias decisões, e mesmo havendo responsabilidade por ser um órgão supostamente “independente”, deve avaliar todo o contexto em relação as convicções políticas, ideológicas e de gestão. Geralmente o sindicante e a própria comissão tem liberdade para desenvolver o seu trabalho com tranqüilidade e sob os aspectos legais para esse fim. Então entendemos que muitas vezes o resultado esperado não é aquele desejado, por vários motivos (tempo passado, falta de documentação, de procedimento, etc...) dessa forma, muito tempo a sindicância de uma forma geral era regida pela possibilidade da frase “não vai dar em nada”, e que era capitulada pelo próprio sindicante dessa forma; não se atuava com o princípio de que um bom resultado na sindicância seria o melhor para administração. O que precisa é ficar claro que o objetivo fundamental da sindicância não é simplesmente de apurar os fatos, investigar, propor sugestões e enquadramentos, ele vai além, além de resgatar os princípios que regem à Administração e obedecer os aspectos legais, a sindicância tem o objetivo de evitar que as mesmas situações ocorram novamente e agir preventivamente nos casos que assim o exigir. Nos casos de abandono de cargo e faltas, ainda cabe ao sindicante e a comissão tentar resgatar o vínculo dos funcionários no trabalho e na sua magnitude funcional(é no trabalho que o funcionário se realiza). O sindicante deve estar preparado para realizar esse papel. 1 .1 DO ASPECTO DA ESTATÍSTICA E DO BANCO DE DADOS E SEUGERENCIAMENTO. Necessário se faz a criação do Banco de Dados relacional na estrutura da Comissão de Sindicâncias e seu gerenciamento através do Sistema de Informações Gerenciais da mesma, onde é possível cruzar os dados que envolvem os vários tipos de sindicância e as suas ocorrências, como por exemplo, o local, o tipo de ocorrência, data, e os motivos que levaram as mesmas a aconteceram durante aquele intervalo de tempo, ou seja, todos os elementos encadeadores de informações a respeito de uma leitura gerencial sobre os casos. 1.2 SOBRE A PRESCRIÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS: Necessário se faz que a Comissão de Sindicâncias esteja preparada quando o número de processos extrapola a quantidade suportada para o trabalho a ser desenvolvido, em relação ao fator tempo principalmente. A Comissão de Sindicâncias além de estudar os casos, deve oferecer alternativas ou planos de ação para que os processos sejam resolvidos no menor espaço de tempo possível e as possibilidades para que essas ações se concretizem. Sabe-se que para os processos não prescreverem se faz necessário à emissão de Portaria com data para início e fim, e, não sendo concluída em tempo hábil, que se justifiquem os motivos pelo qual o mesmo não aconteceu, ou então a prorrogação da portaria com mais um período para que a mesma seja concluída. Mesmo assim entendemos que as condições ideais para conclusão de uma sindicância estão atreladas a diversos fatos, como por exemplo, a dependência de informações posteriores de outros setores, ou documentos que necessitam serem anexados ao processo de forma a dar andamento processual ao mesmo, o fator tempo sempre é crucial na realização da sindicância. O que pode deixar um processo prescrever é não dar o devido encaminhamento ao mesmo, é deixar de fazer a Portaria, deixar de fazer a oitiva, deixar de pedir os documentos; é os setores que estão necessitando providenciar as informações necessárias que as apresente da forma mais rápida possível, assim como a cobrança desses setores, sejam eles internos ou externos. A forma como isso se deve proceder está atrelada à necessidade de envolvimento da administração em sua necessidade de apurar os fatos de forma normal ou até mesmo, emergencial. Há de se diferenciar a forma emergencial da comum, através do agente responsável pela abertura da sindicância, que no encaminhamento definirá a urgência para se apurar os fatos, ou seja, é diferente a sindicância para apurar os fatos referentes a um furto de um cabo elétrico ou de litros de gasolina, de um furto ocorrido na Administração equivalente a grande quantidade em dinheiro, vales refeição, com conivência de funcionário relapso. Cabe ressaltar que no decorrer da experiência e da vivência, em se falando em sindicância, que pode o Presidente da Sindicância acumular as funções com a de sindicante e de próprio secretário. Isso envolve experiência, tempo disponível e de como atingir os objetivos propostos pela administração, conseguindo, através da visão da empresa e com sua equipe de atuação (apoio administrativo), utilizando uma dinâmica de trabalho em atender os objetivos da Administração no menor espaço de tempo possível e com qualidade, mesmo que em grandes quantidades. Além disso, tanto o Presidente da Comissão, como o sindicante, ambos devem saber ouvir e “escutar” as opiniões dos seus parceiros, componentes e membros, bem como dos interessados que fazem parte do contexto da sindicância. 1.3 SOBRE O REPRESENTANTE DO SERVIDOR Sempre que o funcionário for ouvido, deverá ser chamado o representante do mesmo nos casos que representam provável encaminhamento à Inquérito Administrativo. Mesmo que isso não aconteça, se o enquadramento está previsto nesse sentido, todos os participantes no processo deverão compor o processo, assim como processos que envolvam quantidade vultosa de devolução à Fazenda. Não sendo assim, se o funcionário a ser ouvido é apenas informante, não necessita que o mesmo venha com representante, sendo importante o comunicado, por questão de formalidade ao representante legal instituído, por ele, se o mesmo quiser. O sindicato deve ser sempre informado, em caso de funcionário que será ouvido pelo sindicante, independente do caso. Cabe-se ressaltar que nas oitivas onde não se sabe quem cometeu a irregularidade, as testemunhas e o representante legal, podem ser chamados por e-mail com cópia do recebimento no mesmo anexo ao processo. Nos casos de abandono de cargo, com vistas a inquérito administrativo e de apelo público, além da cópia do recebimento do e-mail, a cópia do chamamento formal, por ofício, do sindicato ou representante legal é parte integrante do processo. Em se tratando de sindicância, existe a natureza da rapidez da investigação com caráter de urgência e a habilidade para percepção dos indícios que ainda estão presentes nas mentes das pessoas. Então, quanto mais o tempo passa, mais informações vão se perdendo uma vez que o processo perde em dinamismo e em conhecimento dos fatos. O Presidente da Comissão, em não tendo sindicante disponível e ele não podendo acumular, pode realizar, dentro da sua alçada, uma tomada de depoimento e tem capacidade de perguntar através de e-mail, memorando ou ofício, sobre os procedimentos em relação a determinado caso, para que, na hora das oitivas o processo detenha o máximo de informações sobre o mesmo quando da conclusão desse através do relatório final. É importante saber nesse momento quais são as providências que foram tomadas para que a ocorrência não venha a acontecer novamente. Isso também pode ser obtido através de e-mail que é uma forma que se tem para deixar o procedimento mais particular possível e de grande poder de resposta junto a situação. É a forma de mostrar que a Administração está presente e fiscalizando as ocorrências dentro da sua esfera. 2 . A DESIGNAÇÃO O critério para a escolha do sindicante deve passar por uma entrevista pela parte de Recursos Humanos para que se possa traçar o perfil ideal do funcionário e se o mesmo estará apto à realização do Curso de Sindicantes, no qual será possível estabelecer os pré-requisitos que farão do interessado um sindicante com certificado de aprovação. É extremamente importante a escolha do Sindicante através de um curso, pois a partir desse, haverá um treinamento teórico e prático das possibilidades que o mesmo irá se deparar durante as oitivas e outras situações que envolvem diretamente as dúvidas no processo em si. O Curso não oferecerá todas as possibilidades, mas ele apresenta um embasamento bastante intenso das alternativas que o profissional terá a disposição na hora de fazer também o seu relatório final. Independente disso, a Comissão de Sindicâncias é também o canal de discussão a respeito de situações que precisem de uma avaliação mais abrangente e de opiniões diferentes a respeito de um determinado caso. O sindicante deve ser diferenciado e também fazer a diferença, ele tem papel de mediador entre todos os participantes durante a realização do processo. A designação é feita através de Portaria, onde deve conter o número da mesma e o ano a que se refere, o nome do sindicante e a matrícula, do secretário e a matrícula, bem como da autoridade competente que os nomeou, bem como o processo a que se refere, a data de início e o prazo para encerramento. Caso não seja possível encerrar em tempo hábil, nova portaria se fará necessária para conclusão dos trabalhos, além dos motivos que levaram a que a mesma fosse prorrogada. 2.1 O QUE SE ESPERA DO SINDICANTE Existem atributos e qualidades desejáveis a todo sindicante, dentre elas podemos citar as seguintes: 1º Que o sindicante seja ético. 2º Que o sindicante seja responsável pela guarda dos materiais que lhe são confiáveis. 3º Que o sindicante seja íntegro (cumpra os deveres e obrigações). 4º Que o sindicante seja sigiloso na realização da sua tarefa. 5º Que o sindicante saiba escutar. 6º Que o sindicante seja justo, dentro da Lei. 7º Que o sindicante estude os casos já existentes (até porque cada caso é um caso). 8º Que o sindicante tenha flexibilidade nas suas convicções. 9º Que o sindicante tenha conhecimento da Missão e a Visão da empresa. 10º Que o sindicante tenha alguma formação na área humana. 11º Que o sindicante seja um orientador das políticas da empresa em relação aos funcionários (do que a empresa espera dos mesmos). 12º Que o sindicante tenha percepção, na sua visão sobre os acontecimentos, de forma a transcrevê-los da forma mais fiel possível sobre os mesmos, estabelecendo uma integração com os elementos chaves da língua portuguesa: Concisão e clareza, quando da execução do relatório final. Espera-se na realidade que o sindicante adquira experiência através de cada oitiva, aliado ao estudo da legislação e o empenho em realizar a sua tarefa, balizadores para que isso ocorra o mais rápido possível. O trabalho do sindicante envolve uma série de variáveis e é feita de forma investigativa, mexe com pessoas e suas sensibilidades em relação ao trabalho e a posição que as mesmas ocupam, logo, ele, o sindicante, deve estar atento a isso, mais que uma vocação, trata-se de uma proposta de trabalho voltada para realização profissional, dever ser encarada e focada dessa forma. 2.2 – ATRIBUIÇÕES DO SINDICANTE a) Instalar a sindicância; b) Acompanhar os trabalhos junto com a equipe que compõe a Comissão; c) Preparar o processo de sindicância desde o início, passando pela instalação, providenciar na oitiva da(s) parte(s) implicada(s) e testemunhas que possam colaborar na apuração dos fatos, até a fase final que é o relatório. d) Fixar os prazo (datas e horários) quanto aos ofícios encaminhados para retorno, baseada na sua agenda de trabalho (das oitivas já marcadas) e obedecida à tempestividade legal; e) Assinar documentos (memorandos; ofícios e estatísticas) f) Instruir o processo respectivo com a devida ordem dos fatos e a documentação necessária para o andamento do mesmo (boletim de ocorrência policial, cartão ponto; livro de ocorrências; itinerários, horários dos plantonistas, etc...). g) Determinar diligências, vistorias, juntadas de documentos e demais atos referentes ao processo sempre que necessárias, realizando os encaminhamentos e acompanhando os passos do processo no trâmite legal cumprindo os prazos de retorno dos mesmos, face aos prazos prescricionais. h) Manter informada a autoridade, do curso das averiguações, que instaurar a sindicância, sempre que solicitado. i) Fazer os devidos contatos com as entidades e órgãos da administração pública de forma que, com o apoio das mesmas, seja possível a elucidação dos fatos que compõe a sindicância, através de dados ou documentos que devam fazer parte do processo. 2.2 AINDA CABE AO SINDICANTE: Coordenar a equipe para que as tarefas sejam realizadas dentre das atribuições: - Lavrar Termo de Instalação dos trabalhos, definindo os procedimentos iniciais sobre esse procedimento e a respectiva data e assinatura de sindicante e secretário. - Será encaminhado ofício, memorando, documento oficial (podendo ser por e-mail, desde que seja arquivado o recebimento no corpo do processo) solicitando o comparecimento da(s) parte(s) envolvida(s): primeiro o chefe, depois as testemunhas, outros que podem contribuir com a apuração dos fatos, por final o(s) sindicado(s). Eventualmente, essa ordem pode ser modificada, de acordo com a interpretação que o sindicante fizer sobre os fatos e de como os depoimentos forem se desdobrando durante o processo, é uma avaliação muito pessoal do sindicante. Importante que ele esteja preparado para realizar as perguntas e levantar todas as dúvidas que possam existir na medida que forem ocorrendo às oitivas. Nada impede de que, se não se sentir totalmente satisfeito com o depoimento dos envolvidos, ou até mesmo, se novas informações forem acrescentadas ao expediente, durantea apuração das responsabilidades, possa voltar a inquirir novamente as mesmas pessoas durante o procedimento investigatório. - O termo de declaração será redigido e assinado por todos os presentes. Se existir alguém que não seja alfabetizado, deve constar no final do depoimento essa informação. - Cabe ao sindicante, remeter ofício aos órgãos competentes, solicitando outros elementos que se fizerem necessários do servidor, que deverão fazer parte integrante do expediente. - No caso de que o processo não seja de sigilo absoluto, determinado por autoridade competente, poderá o processo ser encaminhado diretamente ao setor, dentro do âmbito equivalente ao processo à sua esfera Federal ou municipal ou estadual. - Caberá ao sindicante definir os prazos para que os órgãos devolvam os processos ou ofícios, para atendimento das demandas, de forma que, através do secretário, não deixe o mesmo prescrever durante o tempo que o processo estiver sob a sua responsabilidade. Esse acompanhamento é necessário a fim de que o sindicante não venha a ser responsabilizado pelo não cumprimento dos prazos que lhe foram determinados através do ato que deu origem ao processo. - Realizar as oitivas com o plano de perguntas já elaborados antecipadamente e colocados na frente do processo; Não será permitida vistas de testemunhas aos depoimentos, para não atrapalhar o andamento do processo e para que não haja interferência no depoimento de outras pessoas. - Elaborará relatório conclusivo e encaminhará, juntamente com a defesa prévia do sindicado (se houver e apresentada no prazo de três dias úteis) a autoridade superior para julgamento. Após o julgamento o processo deverá ser encaminhado para ciência do servidor e para publicação no Diário Oficial(mesmo nos casos de prescrição, todo resultado da sindicância deve ser colocado em ficha funcional, se assim a Lei determinar). Obs.: Qualquer definição de procedimentos que fogem a rotina estabelecida e estabelecem uma nova ordem de definições em relação à Luz da Lei deve ser precedida de consulta à autoridade competente dentro da esfera apropriada. 2.3 – ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO a) Atender às necessidades de trabalho do sindicante sempre que necessário; b) Deixar a sala das oitivas em ordem, verificando se a mesma está em condições de utilização (limpeza, iluminação, etc...) c) Preparar o material necessário para realização de oitivas; d) Digitar termos de declaração, relatórios, e outros que forem necessários. e) Atualizar o Bando de Dados sempre que for necessário. f) Encaminhar o expediente administrativo através do sistema de protocolo. g) Numerar e rubricar as folhas dos autos h) Providenciar juntada de documentos, sempre que necessário; i) Manter sempre organizado e sob sua guarda os documentos próprios a serem utilizados na sindicância; j) Manter o calendário sempre atualizado das datas das oitivas, e alimentando o sindicante de todas as informações necessárias e pertinentes em relação às oitivas. Manter os ofícios encaminhados ao sindicato sob intensa fiscalização de entrega e retorno dos mesmos, mesmo de forma eletrônica. k) Sempre que autorizado, realizar diligências internas que não necessitem apensos ao processo.(representar o sindicante no que lhe compete junto aos chefes, entregar documentos,verificar dados pessoais, etc...) l) Participar das diligências de vistorias, sempre que solicitado; m) Recepcionar as pessoas participantes da sindicância; n) Manter sigilo absoluto dos trabalhos, sob pena de Responsabilidade Administrativa nas formas da Lei. o) Manter o sistema de arquivo sempre atualizado e a estatística de processos sempre atualizada, bem como o mural da sindicância à vista com todas as informações relevantes à Comissão de Sindicância e a autoridade superior. 2.4 – LOCAL DA SINDICÂNCIA a) Ser suficientemente amplo, com espaço reservado oitiva. Nessa sala terão que ficar, o sindicante, o secretário, o sindicato ou advogado do sindicado, responsáveis ou curadores e o próprio sindicado. b) Banheiro acoplado de preferência. Pintura e limpeza fazem parte do ambiente. c) Deve ter uma iluminação e ventilação de acordo com as normais de segurança. d) O local deve ter um isolamento acústico em condições de manter a privacidade. e) É facultativo que o local seja dotado de telefone com linha externa. f) É importante que o local seja dotado de computador, impressora e os componentes necessários para realizada das oitivas, com ajuda do secretário e do estagiário, se tiver esse a disposição. 3. – RELATÓRIO O Relatório é o resumo de todo o trabalho do sindicante. Padronização é a forma de todos os relatórios. No entanto, cada relatório é único, pois nele se expressa não uma idéia, mas um acontecimento em determinada situação que é merecedora de investigação na forma da Lei. E é assim que a administração pública deve se pronunciar, mesmo que o objeto não pertença ao domínio público, mas seja de terceiro, que tem vinculo com a PMPA, cabe à administração investigar o fato, pois o mesmo ocorreu dentro da coisa pública. Sendo assim, embora a responsabilidade seja do ente físico, cabe a administração que as responsabilidades sejam apuradas dentro da esfera pública competente, estadual, municipal ou federal. Várias vezes o poder de polícia é chamado para participar como agente formal do processo, não podendo participar sempre de todas as ocorrências, sendo comunicada, quando no relatório final, que a situação foi elucidada durante o processo de investigação e que o processo crime seja também resolvido naquela esfera. Fazem parte do relatório: HISTÓRICO E DESCRIÇÃO DA OCORRÊNCIA; INSTALAÇÃO; PORTARIA E EMBASAMENTO LEGAL(SE HOUVER); DESCRIÇÃO DOS DEPOIMENTOS: RESUMIDO (FACULTATIVO);DOS FATOS E PROVAS;A CONCLUSÃO: ANÁLISE CRÍTICA E PARECER FINAL. Na realidade o relatório pode ser sucinto na sua forma, o importante é ele não deixar de conter os elementos que o sindicante julgar importante. Existem processos que somente o histórico e a descrição da ocorrência não são o suficiente para poder expor à autoridade competente toda a situação que envolveu o caso, existe a necessidade importante de mostrar a ordem cronológica dos acontecimentos e porque o mesmo se deu, os motivos que levaram a acontecer esse ou aquele tipo de ocorrência, detalhado e esmiuçado ao limite máximo da compreensão de qualquer leigo na hora da leitura, apresentando sugestões para que a situação não ocorra novamente. Dessa forma a descrição inicial da ocorrência e o histórico devem estar relacionados com o fator tempo. A sindicância necessita que o fator tempo esteja trabalhando diretamente ao seu lado para que todos os procedimentos seja realizados no menor espaço de tempo possível. Quando o tempo fogo do alcance para apuração imediata dos fatos, sempre ocorrem dúvidas sobre os acontecimentos passados, uma vez que às vezes os envolvidos saem da empresa, trocam de setor, de unidade, o que torna mais difícil estabelecer esse vínculo após muito tempo passado, ocasionando falta de informações em relação aos depoimentos da forma do que realmente aconteceu em determinada época. E em não se investigando imediatamente a situação irregular, se estabelece uma situação de precedente, ou seja, de que a mesma situação venha a ocorrer novamente em um curto espaço de tempo: e a certeza de que mais cedo ou mais tarde ela vai ocorrer mesmo. Chamando-se as pessoas imediatamente após o acontecimento, cria-se um mecanismo de confiança de que o procedimento está sendo investigado e uma nova ordem se cria em relação às irregularidades que possam acontecer dentro da organização. Além disso, a partir do momento em que se seguem modificações que apontem para um plano de ação para essas situações não ocorram, no campo da prevenção principalmente, é a forma que a administração tem de ter o controle sobre novos casos tendo como base sobre àquela situação ocorrida anteriormente. Estudos sobre os relatórios apontam para que os chefes tenham mais essa atribuição. É no relatório que apuramos todas as responsabilidades e chamamos os membros da comissão para opinar sobre o acontecimento, através de um exaustivo trabalho de avaliação da situação, com o apoio da área jurídica ou através da própria legislação sobre esse ou aquele tipo de enquadramento, além de outras dúvidas que ocorram dentro no contexto geral do processo. Existe a responsabilidade civil, a administrativa e penal, sendo que dessa forma, necessitamos fazer os devidos preparativos no relatório do processo para que a autoridade competente julgue o mesmo cercado de todos os elementos possíveis a sua disposição. O relatório é o momento de concentração do sindicante, o relator deve juntar então todos os elementos que compõe o processo, inclusive compará-los com os casos semelhantes e estudá-los, se possível, a fim de que seja possível apostar nas suas convicções em cima da sua análise crítica e conclusão sobre o assunto. Da análise crítica surge todos os elementos (fatos, provas, testemunhas, provas, etc...) através do encadeamento das ações que compõe o processo e tenha a convicção de que seu trabalho foi o melhor que poderia ter sido feito dentro da situação e que a conclusão final será baseada nesses elementos. Posto isso, não é de se estranhar que a autoridade competente, não contente com o resultado da sindicância, remata os autos novamente ao sindicante para que esse colha mais oitivas ou que apresente novos elementos com base nas suas convicções que peça que o sindicante avalie a contestação em face das circunstâncias. Nesse espaço de tempo, cabe ao Presidente da Comissão de Sindicância, realizar esse trabalho de entendimento sobre a questão que cerca esse procedimento. Antes que o processo vá para autoridade competente dar seu parecer, o processo obrigatoriamente deve passar pelo presidente da Comissão de Sindicâncias que fará sua análise preliminar e encaminhará ele o processo à autoridade superior para sua análise e apreciação. Antes disso, se houver enquadramento, haverá a necessidade de o funcionário ser comunicado que deverá apresentar defesa prévia em até três dias úteis, não sendo necessário advogado, sindicato ou representante legal, ele mesmo pode fazê-lo e anexá-la ao processo(datando e assinando o mesmo, importante, porém facultativo). 5 - A DEFESA Quando nos referimos de que o próprio envolvido no processo pode apresentar a defesa prévia queremos dizer que a defesa precisa ser feita a fim de que se mostre à autoridade competente sobre a situação do envolvido diante daquele episódio; é a hora de mostrar a sua intenção e a sua postura após o acontecido perante a administração. A verdade é que às vezes o envolvido não está familiarizado com esse tipo de procedimento e não tem o conhecimento necessário de forma que saiba expressar os seus argumentos em forma de argumentos que convençam a autoridade superior da sua inocência, logo, é necessário representante legal nomeado para esse fim. Os prazos são todos definidos na forma da lei conforme seus artigos e incisos. É importante que se cumpra o prazo estabelecido, no entanto, deve-se salientar que as defesas devem estar sempre documentadas quanto ao recebimento do relatório(pelo funcionário ou seu representante legal) na data acusada do recebimento da mesma. Deve-se datar, colocar horário e a assinatura do recebedor, ele próprio de preferência. Sem a presença do envolvido é necessário que alguém se responsabilize pelo recebimento, alguém da família que confirme os dados do envolvido e que ele mora no local. Não sendo assim a melhor forma de certificação é através mesmo de edital, que embora sendo cara, é a forma de se tornar pública uma situação que o envolvido está sendo acusado ou não, salvo por economia processual (caso do inquérito administrativo em que vai tentar se localizar o servidor por edital). 6 - SOBRE AS OITIVAS E AS SUAS FORMAS As oitivas necessariamente devem estabelecer quais as perguntas que são apropriadas para aquele tipo de caso e como devem ser feitas ao entrevistado. Sendo assim, cada caso deve ser tratado de forma diferenciada, porque são contextos diferentes, eles até seguem a mesma estrutura de perguntas e a mesma linha de raciocínio, Porquê?, Como? Quando? Quem? Mas são vistas de formas bastante diversificas na hora da oitiva. Sendo assim, inicialmente, teremos oitivas com várias pessoas presentes, principalmente quando teremos menores de idade participando das mesmas, estagiários, ou até profissionais com mais de trinta anos de trabalho. Às vezes o clima pode ser de consternação, como pode ser de tensão e as oitivas também podem ocorrer em tom ameaçador, por isso, o sindicante deve estar preparado para todas a situações e antes de tudo, estudar o processo e sempre tentar obter uma prévia da pessoa a ser escutada, seu historio, se existe já outras ocorrências nessa situação. Mesmo que sejam feitas as sugestões para melhoria do trabalho ou da continuidade ou não de determinada situação, é necessário que se explique o porque do ocorrido. Fundamental nesse momento é ter um secretário que saiba ouvir, entender e traduzir para o papel aquilo que, sindicante e sindicado ou testemunha estão debatendo durante a oitiva. Dependendo da situação, uma oitiva tende a ser breve, podendo se estender sempre que a pessoa a ser ouvida precisa analisar o processo e quando o sindicato ou representante legal pede que sejam feitas considerações no texto da ata. Sempre, que o representante do servidor pedir a palavra, essa deverá ser concedida pelo sindicante desde que não atrapalhe o andamento dos trabalhos, inclusive pode ser deixado para o fim. No entanto, somos pela idéia de que o representante legal seja para contribuir no decorrer do processo como sendo a busca pela defesa e do contraditório pelo lado do servidor, sua presença e suas colocações devem ser agregadas para lisura do processo, quando da avaliação dos depoimentos e dos entendimentos sobre a questão, na hora que a ata for lida para ambos (sindicado, testemunha e representante legal ou sindicato). Ainda assim, mesmo na confecção do relatório ou após as oitivas, o sindicante ou o presidente da comissão poderá reunir a comissão de sindicância para tratar de determinado caso separadamente. A comissão se reunirá e opinará sobre as dúvidas, questionamentos ou informações do Presidente, e se pronunciará com o poder de opinar sobre a situação quando solicitado pra isso. Mesmo assim, após a avaliação do Presidente da Comissão e dos membros e a indagação ao sindicante a decisão final sempre caberá a ele, que também responderá pelos seu relatório e o modificará sempre que achar necessário e conveniente, antes ou depois de ouvir os membros da Comissão. 7 - SOBRE O CHAMAMENTO Existem alguns critérios importantes no tocante a desavenças pessoais: caso em que os sindicados não devem ter oitivas marcadas para o mesmo dia, devido ao atrito dos servidores no processo. De não marcar oitivas de testemunhas com situações constrangedoras entre funcionários em relação a processos que os mesmos são alvos de denúncias. De ter o máximo cuidado quando da exposição de servidores ou chefias sem uma prova consistente, documentada, em relação ao ambiente de trabalho. É necessário anexar ao processo a cópia do recebimento do chamamento, dentro dos critérios pré-estabelecidos pela legislação. O secretário precisa ter a documentação no lugar certo na hora certa, com prazo suficiente para que todos os envolvidos recebam o chamamento para a oitiva no tempo necessário para cumprir todos eles e com intervalo de no mínimo de três dias entre o recebimento do ofício e a oitiva propriamente dita, acompanhando e fiscalizando o andamento da documentação. Os chamamentos por edital devem ser anexados ao processo, bem como os e-mails de recebimento e toda a documentação que trate sobre o processo, para justificar qualquer procedimento jurídico que a administração venha a sofrer quando no decorrer do decurso do expediente. Existem as situações particulares que devem ser tratadas, dependendo do caso, como exceções, como o não comparecimento as oitivas e a forma como ocorre o chamamento de forma informal, face ao tipo de oitiva. Sugerimos sempre a adoção do bom senso e do envolvimento da autoridade competente para tentar solucionar algumas dessas questões que estão ligadas direto à área da autoridade na avaliação da sindicância, no entanto, quando envolve área diversa daquela que a autoridade competente não tem atuação e nem poder de decisão, cabe a utilização da legislação a fim de registrar formalmente as ocorrências. O não comparecimento à oitiva está previsto em Lei. I – OBJETIVOS DA COORDENAÇÃO DE SINDICÂNCIAS - Formalizar o expediente de sindicância, através do protocolo processual, assim que a autoridade competente determinar a instauração da mesma. - Realizar a análise do processo a fim de solicitar a documentação necessária para composição do mesmo junto aos setores envolvidos (Planilha de efetividade, Boletim de Ocorrência Policial, Tabelas de Horários, etc...). - Encaminhar o processo ao sindicante designado com a devida portaria de nomeação dele e do secretário. - Acompanhar, através do Banco de Dados da Comissão de Sindicâncias, de todos os processos e documentos que estão sob a sua responsabilidade, com a localização dos mesmos a fim de manter informada a autoridade competente sobre o andamento dos mesmos: setor, data e motivo pelos quais eles foram encaminhados àquele setor. Dar suporte ao sindicante aos questionamentos apontados pelo mesmo durante a sindicância. - Solicitar ao sindicante, sempre que necessário, relatório sobre o andamento do(s) processo(s) sobre a responsabilidade dele, e cumprimento da validade do ato administrativo que fixa data para início e conclusão da sindicância (se assim for o critério da instituição). - Atuar como sindicante e/ou como secretário sempre que convocado pela autoridade superior para esse fim, acumulando as funções com a de Presidente da Comissão de Sindicâncias. - Planejar, Organizar, e Controlar todas as ações que envolvam diretamente à Comissão de Sindicâncias dentro da sua competência. - Encaminhar à apreciação da autoridade superior relatório circunstanciado, com as devidas anotações e enquadramentos que se fizerem necessários, baseados na legislação vigente, sempre que solicitado. - Realizar de seis em seis meses o inventário da sindicância com os seguintes itens: (ofícios encaminhados, oitivas realizadas, manutenção, etc...) - Deixar sempre atualizado o sistema de informações gerenciais da sindicância através de processamento eletrônico de dados. - Manter canal de comunicação com o sindicato a fim de que o mesmo apresente a defesa do servidor em tempo hábil, se o mesmo for sócio ou não. - Manter o e-mail da comissão sempre em dia, bem como a página da comissão sempre visível na Intranet com os links devidamente associados aos processos. - Coordenar os trabalhos que envolvem a Seção de Pessoal, Divisão de Recursos Humanos, Secretaria da Saúde, e outros órgãos da Administração Pública em relação aos processos de sindicância que tratam da vida pessoal do servidor, bem como por qual motivo que os mesmos faltam ou apresentam algum tipo de doença que afete a relação do mesmo com o trabalho. - Promover diligências, junto com a Assistência Social e os chefes dos funcionários(é dever do chefe imediato saber os motivos pelos quais o funcionário falta ao serviço), a fim de verificar, sempre que possível, os casos crônicos de falta e incapacidade do servidor chegar para ser ouvido junto à comissão de Sindicâncias. II – DO PLANO DE METAS, DO PLANO DE AÇÃO E DOS PROJETOS Cabe ao Presidente da Comissão, definir o plano de metas e apresentar a autoridade superior para cumprimento das etapas das sindicâncias. Da demanda de trabalho em relação a pessoal e o tipo de critério estabelecido para cumprimento das metas. Dos prazos para cumprimento de todas as etapas e das necessidades de material e infra-estrutura para atendimento do plano de metas. Da entrega do cronograma de trabalho e elaboração das estatísticas que envolvem todos os elementos da Comissão. Da entrega do Relatório Final semestral e anual (cumprimento das metas). Preparar o plano de ação, sempre que solicitado, em relação a determinado tipo de situação que envolva a sindicância (já se pensando desde o início no fator prescrição). Um plano de ação é uma forma de atuação em relação a um determinado segmento específico e de como será realizado e quais as condições para que isso ocorra..Sempre que solicitado, desenvolver projeto em relação a própria Comissão de Sindicâncias, a fim de realizar modificação na estrutura da mesma e da forma como a mesma vem atuando. É facultativa a análise dos processos, através de parecer do Presidente da Comissão de Sindicância, quando do encaminhamento à autoridade competente antes da análise do mesmo sobre a conclusão do sindicante. III - SOBRE A CERTICICAÇÃO DE PROCEDIMENTOS É necessária e importante a certificação de como os procedimentos são realizados e da que forma como isso ocorre nos setores onde acontecem irregularidades, pois é isso que norteia o trabalho da sindicância, através de preferência por normas ISO. Essas normas podem estar vinculadas através de orientação sobre procedimentos determinados por autoridade superior (Direção): Ordens de Serviço ou Instrução Geral, assinada, publicada em Diário Oficial e na Intranet de que forma os procedimentos estão documentados. Dessa forma pode-se exigir a documentação dos procedimentos e então responsabilizar àqueles que não cumpriram as normas definidas na certificação e assim não expor funcionários às questões de segurança e desconfiança no ambiente de trabalho. IV- COMENTÁRIOS A RESPEITO DO ENQUADRAMENTO: Além do enquadramento, existe o histórico da situação, e a percepção do sindicante em apontar a melhor saída para um processo às vezes de difícil solução, através do relatório. Há de se apresentar alternativas para que a autoridade competente julgue a forma mais justa dentro de todo o processo. Seria importante a avaliação de outros casos análogos e que se tenha como contribuir com o máximo de informações a fim de que a autoridade superior julgue o enquadramento e o processo com a autoridade que lhe foi concedida. CONSIDERAÇÕES FINAIS Trabalhar com sindicância exige experiência, desejo e dedicação. Como em qualquer outro trabalho, ninguém nasce sabendo, vai aprendendo no decorrer da nossa vivência profissional, como é na nossa vida. No entanto, através de ferramentas, é possível realizar um trabalho de qualidade voltado para o bem estar da administração pública e da nossa própria consciência, sabedores de que quando nos concentramos e damos o melhor de nós, em qualquer que seja a nossa atividade, os resultados certamente aparecem e temos a sensação do dever cumprido, esse texto tem esse objetivo.